När årsstämman ska hållas, när kallelsen ska skickas och hur den ska gå till framgår ofta av stadgarna. Börja därför med att gå igenom dessa för att se vad som gäller för er förening.
Om er årsstämma hålls på våren bör styrelsen påbörja förberedelserna redan i januari.
-
Bestäm datum och lokal
Bestäm preliminärt datum för årsstämman och börja leta efter en lämplig lokal. Om stämman ska hållas helt eller delvis digitalt behöver ni även förbereda det. (Tips! Percaps webbapp)
Det kan vara en bra idé att skicka en “save the date” till medlemmarna när datumet väl är bestämt.
-
Påminn valberedningen
Hör med valberedningen om de påbörjat arbetet med rekrytering av kandidater till ny styrelse och revisor. Dessa ska nomineras på stämman.
-
Ekonomiskt underlag till revisor
Sammanställ och överlämna ekonomiskt underlag till föreningens revisor för granskning. Detta ligger till grund för revisionsberättelsen och revisorns rekommendation om ansvarsbefrielse.
-
Beställ delägarförteckning
Delägarförteckningen ligger till grund för debiteringslängden som anger hur mycket varje medlem ska betala till föreningen. Om debiteringslängd inte upprättas, eller upprättas felaktigt, finns ingen bindande betalningsskyldighet för medlemmarna. Beställ delägarförteckning (Inloggning krävs)
-
Påminn om motioner
Informera medlemmarna om möjligheten att skicka in motioner och när slutdatum för detta är. Detta anges normalt i stadgarna.
Beslutsunderlag till stämman
Under tiden fram till stämman behöver styrelsen förbereda olika dokument som ska presenteras för medlemmarna.
- Upprätta förslag till budget (utgifts- och inkomststat) samt debiteringslängd
- Upprätta verksamhetsberättelse samt resultat- och balansräkning
- Förbereda eventuella förslag från styrelsen
- Bereda eventuella motioner från medlemmarna
Kallelse till årsstämma
Styrelsen ansvarar för att kallelse sker i rätt tid, vanligen minst två veckor före stämman, på rätt sätt samt att den innehåller obligatoriska uppgifter och annan viktig information.
Kallelseförfarandet är en viktig del i arbetet för en korrekt genomförd föreningsstämma och för att undvika att beslut rivs upp på formella grunder.
Här kan du läsa mer om kallelseförfarandet (inloggning krävs)
