Ett styrelsesammanträde kan se ut på olika sätt. Det kan äga rum i någons kök, via telefon eller på Skype. Det viktiga är att det upprättas ett protokoll som undertecknas och justeras. Protokollet ska färdigställas av protokollföraren, vanligtvis styrelsens sekreterare, så fort som möjligt efter mötet.
Uppgifter i protokollet
- När mötet ägt rum, datum och klockslag.
- Var mötet ägt rum, eller hur (telefon, Skype eller annat)
- Vilka som närvarat och vilka suppleanter som ersatt vilka ledamöter.
- Vilka ärenden som behandlats och vilka beslut som fattats.
- Eventuella reservationer.
- Underskrifter av protokollförare och justeringsperson.
Reservation till beslut
Man brukar inte skriva i protokollet hur de olika ledamöterna röstat, men om du som styrelseledamot inte instämmer i ett beslut bör du reservera dig. Detta måste du göra innan sammanträdet är slut.
Reservationen måste föras in i protokollet och behöver inte motiveras. Om du har reserverat dig kan du inte ställas till svars om beslutet får negativa konsekvenser för föreningen. Du undviker därmed kritik eller skadeståndsanspråk.
Om sekreteraren vägrar att ta in din reservation i protokollet, och justeringsmannen inte noterar det, måste du för att slippa ansvar lämna styrelsen och meddela revisorn vad som hänt.
Justering och arkivering av protokoll
När sammanträdet inleds väljer styrelsen en eller flera justeringspersoner (justeringsmän, justerare). Som justerare ska du kontrollera det färdiga protokollet och underteckna det. Hittar du något som inte motsvarar det som diskuterades eller beslutades under mötet ska du skriva in dina kommentarer i anslutning till din underskrift. För att bättre minnas vad som sades under mötet bör du föra egna anteckningar.
Protokollföraren kan sen antingen skriva om protokollet utifrån justeringspersonernas kommentarer, varpå det ska justeras igen, eller behålla det oförändrat med justerarnas kommentarer. Även protokollföraren ska underteckna protokollet.
Styrelsen ansvarar för att protokollen arkiveras på ett säkert sätt. Det finns ingen tidsgräns för hur länge de ska sparas, därför får de aldrig förstöras. Genom att föra protokollen i nummerordning kan man lätt upptäcka om något av dem försvunnit.
Protokollen inte offentliga
Styrelseprotokollen är inte offentliga. Styrelseledamöterna och revisorn bör få varsin kopia, men därutöver har ingen rätt att se dem. Inte heller föreningens medlemmar. Det råder olika mening om huruvida föreningsstämman kan besluta att styrelseprotokollen ska vara offentliga. Rekommendationen är dock att det är olämpligt eftersom diskussioner som redovisas i protokollet kan vara av känslig natur. Om protokollen offentliggörs finns risk att styrelsen blir mer restriktiv med sådan information, vilket också försvårar en meningsfull revision.
Läs mer om styrelsebeslut och protokollhantering här (kräver inlogg)
