Vi har efter att ha tagit del av olika erfarenheter funnit att en digital stämma vara det bästa alternativet. Styrelsen aviserar därför nu en plan för att genomföra en digital stämma -givet att en majoritet av medlemmarna kan godta detta. Den bygger på två delar:
- Microsoft Teams som är det ledande programmet för de, nu vanligt förekommande videomöten som hanterar ljud och bild. Man behöver inte ha applikationen på sin dator. Deltagarna kan delta via en länk på webben ansluta sig till stämman för att följa förhandlingarna och göra sin röst hörd i realtid. En länk som kommer att distribueras innan stämman i samband med inbjudan.
- Percap - en app som gör det enkelt att genomföra och delta på en helt eller delvis digital stämma. Appen gör det möjligt att identifiera medlemmarna med hjälp av mobilt BankID, hantera röstning och resultat i realtid. M
Låt oss hjälpas åt
Alla är inte vana vid videomöten det gäller naturligtvis styrelsen också som nu gör en del tester och övningar för att säkerställa att stämman ska kunna genomföra den på ett så smidigt sätt som möjligt, men ber om överseende för de omständigheter som ett nytt verktyg kan innebära. Även som medlem kan man naturligtvis känna en viss osäkerhet. Därför vore det bra om ni som känner er komfortabla med videomöten kanske kan bjuda in någon av de som inte känner sig lika komfortabla. Mindre grupper kombinerat med en distansering torde tillfredsställa myndigheternas intentioner. Med förståelse för nya rutiner och tålamod ska det säkert gå bra. Det går naturligtvis också att lämna fullmakt. Den måste dock lämnas in till styrelsen i god tid före stämman så att den sittande styrelsen kan administrera detta i verktyget. Styrelsen kommer för övrigt att vara samlad på ett ställe.
Handlingar mm
Handlingar som agenda bokslut, budget och förslag kommer styrelsen att försöka utforma på ett så tydligt sätt som möjligt för att underlätta processerna. I sammanhanget vill vi också påminna om den tidigare utsända policyn gällande motioners innehåll för att vi ska kunna fatta så bra beslut som möjligt. Det vill säga på strukturen förslag, motiv, genomförande, budget och finansiering. Något som blir extra viktigt nu när stämman planeras vara digital. Saknas den strukturen går det inte att fatta korrekta genomförbara beslut annat än bordläggning. Stämmohandlingar kommer att delas ut i samband med kallelsen.
Styrelse och andra val.
En smidig process kräver också förberedda val. Sittande styrelse ber därför medlemmarna att före den 31 januari lämna förslag på:
- Justeringsmän
- Förslag på styrelseledamöter till de olika funktionerna. Sittande styrelse har meddelat att de kan tänka sig att sitta kvar ett år.
- Revisor och revisorssuppleant. Befintlig revisor Lotta Bergkvist har också ställt sig till förfogande som revisor 2021.
Tidplaner
Motioner ska, enligt stadgarna vara styrelsen tillhanda under januari månad. Stämmohandlingar kommer att sändas ut senast 3 februari vilket gör det möjligt att hålla stämman den 17 februari, dvs före vecka 8, klockan1900. Instruktioner om inloggning mm kommer också att sändas ut i god tid.
Styrelsen har med tidsaspekten i huvudet valt att gå ut med stämmoförslaget redan nu. Styrelsen kommer nu att pröva de digitala verktygen för att säkerställa en smidig stämma samtidigt som medlemmarna ges möjligheter att opponera sig mot förslaget. Är en majoritet emot så får vi ha en stämma utomhus istället. Det har sagts så många gånger förr det är ett annorlunda år. Låt oss alla prova modellen med ett positivt sinne och hoppas att stämman kan genomföras digitalt i år så hoppas vi att vi kan samlas under sedvanligt trevliga former näste år.
Se också utsänd avisering