Styrelsens ansvar
Styrelsens är ansvarig för skötseln av samfällighetsanläggningen.
Styrelsen samarbetar med kommittéerna i skötseln. Kommittéerna föreslår sina respektive budgetar och styrelsen sammanställer och föreslår stämman.
På samma sätt tas förnyelse och underhållsplan fram.
Styrelsen informerar medlemmarna om händelser av betydelse.
Styrelsen väljs av stämman och på två år och på så sätt att halva styrelsen byts på stämman.
Arbetsfördelning i styrelsen
Allmänt/alla
Göra utgift och inkomststat årligen
Göra förnyelse och underhållsplan vart femte år
Göra arbetsplan för hela verksamhetsåret årligen
Informera sig om arbetet i kommittéerna och i förekommandefall ta beslut om att gå utanför budget eller använda underhållsfonden löpande
Budget får inte överskridas utan förankring i styrelsebeslut
Bereda motioner till stämman årligen
Planera städdagar 2 gånger årligen
Förbereda och genomföra stämman årligen
Se till att behövliga ärenden tas upp på styrelsemöte vid behov
Ordförande
Representerar styrelsen internt och externt
Hålla i styrelsemöten ca 8 ggr per år
Hälsa nya medlemmar välkomna i förekommande fall
Kommunicera nyheter och händelser till medlemmar minst 2 gånger årligen
Sköter medlemskontakten på arbetsdagarna
Hålla i styrelsemöten ca 8 ggr per år
Hälsa nya medlemmar välkomna i förekommande fall
Sekreterare
Skicka kallelse m. dagordning till styrelsemöten ca 8 ggr per år
Uppdatera ”att göra”-lista ca 8 ggr per år
Administrera årsstämma: Sammanställ alla dokument, skicka ut årligen
Anslå protokoll på anslagstavlor årligen
Skicka stämmoprotokoll och debiteringslängd till lantmäteriet efter stämman
Skicka debiteringslista till Ängsholmsvägens vägförening i maj
Kallelse till städdagar skrivs i samråd med styrelsen och skickas 2 ggr per år
Arkivera originalhandlingar och digitalt arkiv löpande
Kalla kommitté-sammankallande till styrelsemöte 2 ggr per år
Kassör
Sköta bokföringen löpande
Betala räkningar och arvoden löpande
Göra resultat och balansräkning årligen
Gå igenom bokslut med revisor årligen
Följa upp att medlemsavgifter betalats löpande
Göra årsredovisningen årligen
Utskick av inbetalningskort till medlemmar årligen
Ledamot
Hålla sig uppdaterad i aktuella frågor
Förbereda sig för och delta i styrelsemöten ca 8 ggr per år
Suppleant/Ersättare
Hålla sig uppdaterad i aktuella frågor
Förbereda sig för och delta i styrelsemöten (ersättare kallas till alla styrelsemöten) ca 8 ggr per år
Därtill utsedd medlem
För att inte belasta enskild styrelsemedlem (speciellt sekreteraren) med orimligt mycket arbete så kan annan medlem utses att hantera:
Ajourföra debiteringslängd och skicka ny version till styrelsen löpande
Skriva styrelseprotokoll, administrera justering och skicka ut (gäller även konstituerande) som behöver vidimeras ca 8 ggr per år
Förteckning över kontaktpersoner och sätta upp på anslagstavlor vid förändring
Anslagstavlor hålls efter och hålls rena (fönsterputsas)löpande
Skriva förvaltningsberättelse till stämman
Uppdatera inventarieförteckning löpande
Administrera stämman: Boka lokal, hämta nyckel, fixa fika, möblera lokal årligen
Administrera grillning på städdagarna: handla och hålla i 2 ggr per år