2023-03-25
2023-11-29
Genomgång av föregående protokoll.
Vi går igenom rutinerna för kontroller av lekplatsen och konstaterar att den årliga obligatoriska säkerhetsbesiktningen av lekplatsen är utförd, protokoll finns på hemsidan.
Gällande ärendet med det felaktiga tomtägandet av tomt 1:19 har nu Skanska signerat ett köpeavtal och vi kommer att ansöka om lagfart hos lantmäteriet.
Nytt serviceavtal för områdets belysning har tecknats med Sundsvall montage. Detta avtal kommer att förnyas årligen av styrelsen.
Nytt förslag gällande underhållsplanen diskuteras och beslut tas att vi går vidare med den föreslagna planen inför kommande årsstämma.
Årsstämman är planerad till tisdag 19 mars. Tid och plats meddelas senare. Motioner ska vara styrelsen tillhanda senast 31 januari. Valberedningen påbörjar sitt arbete inför årsstämman.”
2023-08-30
Vi diskuterade kommande besiktning av lekplatsen, upprättade punkter till kommande informationsbrev, samt beslutade att med revisorn undersöka möjligheten att endast redovisa moms en gång per år.
Inloggningsuppgifter till skattemyndigheten ska tas fram, för att vi därefter ska kunna ansöka om elstöd.
Syn avseende asfalteringsbehov i området, som gjordes under sommaren visade att något sådant behov ejföreligger. Kostandsposten kommer därmed ej falla ut, enligt underhållsplanen för 2024. Nytt Underhållsavtal gällande belysning är inte i mål och styrelsen tar ett nyttjats med Sundsvall och montage. Underhållsplanen ses över av och revidering presenteras till kommande styrelsemöte.
Nästa styrelsemöte planeras till november.
2023-04-18
Konstituerande styrelsemöte genomfört 20230404. 2 nya ledamöter och 1 suppleant har tillträtt i styrelsen och roller utöver ordförande är fördelade bland styrelsemedlemmar.
Utöver detta skedde planering inför vårstädningen och upprättning av kommande informationsbrev om bla vårstädning och inbetalning av årsavgift 2023.
Skanska har återkopplat med köpekontrakt. Styrelsen bereder nu svar till Skanska och kommande överlåtelse av tomtägande. Översyn av asfaltytor i enlighet med Uh – plan samt översyn av kommande underhållsplan 2024 planeras starta under Maj/juni.
Nästa styrelsemöte planerat till Augusti.
Genomgång av föregående protokoll.
Felaktigt tomtägande (1:19), Skanska står som ägare men den bör tillhöra samfälligheten. Ett brev är skickat till Skanska men i övrigt finns ingen ny information.
Från 1 december byter samfälligheten till timavtal för el detta för att minska kostnaden för elen.
1 januari 2022 blev samfälligheten momsregistreringsskyldig. Norrort Boservice AB kommer att hantera detta.
Nästa planerade styrelsemöte 7/2
Genomgång av föregående protokoll.
Felaktigt tomtägande (1:19), Skanska står som ägare men den bör tillhöra samfälligheten. Processen pågår men inget är klart.
Belysningsgruppen kommer vid nästa styrelsemöte presentera förslag på belysningsfrågan.
Nästa styrelsemöte 8/11
Genomgång av föregående protokoll. Styrelsen fattade beslut om att köpa in nät till sandlådan samt en låda till leksaker.
Betongsuggorna blev utplacerade felaktigt den här våren och för att undvika detta i framtiden så tas en skiss fram hur dessa ska placeras.
Det felaktigt tomtägande, där Skanska fortfarande står som ägare men den bör stå på samfälligheten. Den här frågan tas upp igen i höst med förhoppningen att den kan vara löst tills det är dags att skriva motioner.
Den separata upphandlingsgruppen för kommande inköp av belysning, belysningsgruppen, är igång och förslag beräknas finnas till stämman att fatta beslut om.
Nästa styrelsemöte 14/9.
Konstituerande styrelsemöte nu genomfört. 2 Nya personer har tillträtt i styrelsen och roller utöver ordförande är fördelade bland styrelsemedlemmar.
2021-05-31 Konstituerande styrelsemöte
Styrelseposter och ansvarsområden fördelades. Planering av nästkommande styrelsemöte och översyn av senaste protokoll.
Styrelsemöte 2021-04-12
Alla underlag har skickats till Valene/Mitsemhus för påskrift men de har ännu inte skrivit på. De har fått till den 2021-04-30 på sig sen kommer vi att se över vilka möjligheter vi har att få hjälp framåt i processen.
Belysningsfrågan berörs. Offert har kommit in för likvärdig armatur som underlag för motion och budget. Entreprenören föreslår att de lagar provisoriskt fram till dess att vi byter samtliga armaturer. Vi ser över årlig underhållskostnad för detta.
Datum för stämman måndag 10/5 kl 19.00. Styrelsen beslutar att hålla stämma utomhus med Stures garage som bas. Alla tar med egen stol och fika. Utskrifter av allt material.
Styrelsen beslutar att vi köper in ett paviljongtält som används till vårstädning och till stämman. Detta kan sen vara tillgängligt för medlemmar. Till stämman använder vi också tält vi lånar eller egna.
Styrelsen bearbetar inkomna motioner.
Planerar städdag och diskuterar önskemål om loppis.
Styrelsemöte 2021-02-09
Styrelsen kommer att informera medlemmarna om bredband via vår hemsida framöver.
Representanter från styrelsen har haft möte med Valene/Mitsemhus angående andelstalen. De har ett tomträttsavtal med Vallentuna kommun för fastigheten Nyby 1:21, Koltrastvägen 2-4, som betyder att de enligt Lantmäteriet skall ingå i samfälligheten Nyby Backe. Under mötet kom vi överens om vilket andelstal som skall gälla för dem. Vi är enligt lag skyldiga att skicka in nya uppgifter till Lantmäteriet som klargör de nya andelstalen efter driftsättningen av fastigheten. När andelstalen är fastställda ska underlag skickas till Lantmäteriet för att beräkna den inträdesavgift som Valene/Mitsemhus ska erlägga. Firmatecknare skriver på blanketten som ska skickas till lantmäteriet.
Seriebyte för gatubelysningen har utförts enligt offert. Dock uppstod problem med några stolpar där armaturen inte fungerar som den ska. Entreprenören har beställt reservdelar enligt ny offert. Tyvärr är många armaturer i dåligt skick och vi behöver planera för att byta ut samtliga armaturer eller byta de som bedöms uttjänta.
Styrelsen beslutar stämman ska senareläggas. Styrelsen avser att ställa ut föreningsavgiften under mars månad med betalning i slutet av april. Styrelsen ser över inkomna motioner.
Styrelsemöte 2021-03-09
Enligt uppgift från några i styrelsen samt några medlemmar verkar det ta tid att få nya avtal på plats med Telia Öppen Fiber. De avtal som är aktuella tycks erbjuda 250 Mbit medan existerande switch endast kan leverera 100 Mbit. Vi följer upp detta kontinuerligt.
Sofia och Anders som firmatecknare har skrivit på blanketten som ska skickas till Lantmäteriet med mätvärdena för antal andelar för Mittsemhus. Alla underlag har skickats till Valene/Mitsemhus för påskrift men de har ännu inte skrivit på.
Gatubelysningen. Entreprenören föreslår att de lagar provisoriskt fram till dess att vi byter samtliga armaturer. Vi ser över årlig underhållskostnad för detta.
Stämman framskjuten pga. Covid-19 och styrelsen föreslår att vi kör en digital/fysisk stämma via Teams och hyr ett tält för de som deltar på plats. Datum för stämman måndag 10/5 kl 19.00. Infobrev ut till medlemmarna om detta + övrig aktuell info. Styrelsen beslutar att vi utdebiterar en frivillig årsavgift. Enligt förslag utdebiteras 2 500 kr i mars med betalning i slutet av april. Vi fastställer årsavgiften på stämman och utdebiterar sedan resterande del av årsavgiften med betalning i slutet av juni.
Styrelsen hanterar inkomna motioner.
Städdag bokad till 9/5 kl 10.
Styrelsen ser över datum för sandsopning.
Styrelsemöte 2021-01-19
Styrelsen har informerat medlemmarna via Infobrev i december att Gruppavtal för Bredband upphört per 2021-01-01. Styrelsen fortsätter nu att informera via hemsidan.
Styrelsen jobbar på att fastställa nya andelstal i och med att fastigheten Nyby 1:21 har tagits i bruk. Möte bokas med tomträttsinnehavaren.
Seriebyte i vår gatubelysning har utförts. Dock uppstod problem med några stolpar där armaturen inte fungerar som den ska. Entreprenören har beställt reservdelar och jobbar på att lösa detta.
Vi kommer inte att kunna genomföra stämman i mars enligt plan. Styrelsen diskuterar igenom olika förslag men kunde vid detta möte inte ta något beslut mer än att vi ska skjuta fram stämman.