Lövvivelns samfällighet
Här hittar du information om det som rör vår samfällighet.
Ett år med styrelsen
Under perioden mellan årsstämmorna (april till april) samlas styrelsen för möten minst 4 gånger eller vid behov. I huvudsak fokuseras styrelsens arbete runt dessa möten. Protokoll från styrelsens möten publiceras på samfällighetens webbsida. Perioden avslutas med samfällighetens årliga årsstämma där bland annat inkomma motioner behandlas och styrelse samt övriga roller för nästkommande period fastställs.
Underhåll av samfällighetens ytor (garage radhus, lekplats, grönområden etc.) hanteras mestadels av samfällighetens planeringsgrupp samt vid städdagar (vår och höst). Inköp till ev. renoveringar attesteras av styrelsens kassör, ordförande eller vice ordförande. Större renoveringar beslutas genom röstning eller i dialog på årsstämman.
De olika rollerna
Ordförande:
- Sammankallande för samfällighetens styrelsemöten (agenda, kallelser etc.)
- Leda styrelsemöten
- Blir ofta samfällighetens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners
- Vanligtvis firmatecknare för samfälligheten
- Företrädesvis ordförande på samfällighetens årsstämma
- Enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete
Vice ordförande:
- Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande ej kan närvara
- Kunskap om ordförandes roll och uppgifter
- Vanligtvis firmatecknare för samfälligheten
Sekreterare:
- Sekreteraren dokumenterar styrelsens möten och skriver protokoll
Vid extern bokföring utgår posten kassör och arbetsuppgifterna
fördelas mellan externt bokföringsföretag och Lövvivelns
redovisningsansvarig enligt nedan:
Redovisningsansvarig:
- Informerar löpande till styrelsen om föreningens ekonomi
- Är samfällighetens kontaktperson mot det externa bokföringsföretaget
- Godkänner kontering och attesterar fakturor innan betalning
- Är tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen
- Är registrerad administratör hos Nordea
- Sköter föreningens medlemsregister
- Lämnar årsredovisningen till styrelsen
Externt bokningsföretag, Estate Concierge
- Får samtliga fakturor. Konterar dessa med fördelning mellan de olika resultatgrupperna (hus, radhus, kabel-tv). Fördelningen framgår av budgetdokument.
- Sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar
- Skickar ut inbetalningsavier varje kvartal för samfällighetens avgift
- Bokför i ett digitalt redovisningssystem
- Samtliga ut- och inbetalningar stäms av mot bankkontot
- Vid bokslut tas rapporter fram ur redovisningssystemet
- Upprätta balansräkning och resultaträkning uppdelade på de olika resultatgrupperna
- Förslag på budget tas fram
- Allt bokföringsmaterial överlämnas till redovisningsansvarig i god tid innan årsmötet för granskning av samfällighetens revisorer