Samfällighetens Styrelse organiserar varje år två städddagar, vår och höst, där samtliga medlemmar förväntas deltaga. Däremellan sker skötsel av allmänna ytor enligt inom respektive område. För varje område(länga) finns ett ansvarigt Längombud och i Styrelsen finns ett Huvudlängombud som samordnar arbetet i samtliga längor.
Städdagar
Vi har två gemensamma städdagar om året, en på våren och en på hösten. Längombuden informerar och ansvarar för de arbeten som skall utföras på resp. länga.
Varje husägare förväntas medverka på båda städdagarna. Om husägaren ej kan närvara kan arbetet utföras även andra dagar, hör vad som är lämpligt med ert längombud. Mellan städdagarna skall gemensamma gräsmattor och rabatter skötas efter behov. Gräsmattorna klipps regelbundet och längombuden ansvarar för att sätta ihop och distribuera ett klippschema för sin länga.
Längombud - allmänt
Kullegärdet är uppdelat i åtta områden med tillhörande huslängor. I varje länga finns ett längombud som skall fungera som en länk mellan styrelsen och fastighetsägarna och som ansvarar för sin egen längas uppgifter. Vid frågor eller synpunkter gällande samfälligheten vänder man sig till sitt längombud i första hand. Varje länga utser själva sitt längombud. Byte av längombud görs alltid i god tid innan ordinarie årsstämman i april. Längombuden väljs för minst en tvåårsperiod för att få kontinuitet i verksamheten. Vid byte av längombud ansvarar avgående för att meddela huvudlängombudet.
Längombud - löpande uppgifter
- Längombudet bör kontinuerligt hålla sig ajour med vad som diskuteras och beslutas i styrelsen.
- Längombudet ansvarar för att det löpande arbetet med skötsel av de gemensamma markytorna och anläggningarna inom resp. område fungerar. Detta gäller både vid städdagar samt därimellan vid behov. Viktigt är att rensa i rabatterna några gånger under sommaren.
- Under sommarsäsongen. Varje år skall ett klippschemaför samtliga gräsmattor göras av längombuden under växtperioden V 19 - V40.
- Längombuden ansvarar för att snöskottning och sandning sköts inom respektive länga. Det har att göra med vår säkerhet och framkomlighet inom området. Posten kräver att det skall vara väl skottat och kan neka dela ut post om detta ej sköts. Längombuden skall även se till att sand finns i sandlådorna inför och under varje vintersäsong. Sand finns i förrådet på den västra parkeringen.
- Längombuden skall se till att alla gemensamma belysningar fungerar, och vid behov byta ut glödlampor.
- Längombuden skall hälsa nyinflyttade välkomna och informera dem allmänt om vårt område. I samband med detta tas uppgifter om namn, telefonnummer och mailadress på de nyinflyttade vilka meddelas Styrelsen så att förteckningen över fastighetsägare kan uppdateras och den nyinflyttade kan få rätt information och komma med på maillistorna.
Arbetsschema för städdagar
Städdagarna följer alltid ungefär samma upplägg. Detta beskrivs nedan i allmäna ordalag, specifik information ges av respektive längombud inför eller under den aktuella dagen.
Inför Städdagen
- Boka rundvandring för Styrelse och Längombud. Normalt måndagen innan städddagen. Ansvarig: Huvudlängombud
- Beställa container för komposterbart trädgårdsavfall, normalt 2 st à 20 kubik. Uppställs senast fredagen den 7e april och hämtas hämtas måndagen efter. Ansvarig: Materialförvaltare
- Lämna in (och hämta) gräsklipparna på service. Ansvarig: Materialförvaltare
- Beställa nödvängigt material för gemensamma projekt (enligt beslut i Styrelsen). Ansvarig: Materialförvaltare
- Inventera antal och skick på skottkärror, spadar och krattor på Östra och Västra – komplettera vid behov. Ansvarig: Materialförvaltare
- Bestämma hur arbetet fördelas när det gäller ev större arbeten (görs i samråd under rundvandring). Dokumentera beslut och skicka ut information till längombuden. Ansvarig: Huvudlängombud
- Inventera förrådet av pappmuggar, skedar, Melitta filter, servetter, etc. Meddela huvudlängombud om behov av kompletteringar. Ansvarig: Längombud för LÄNGA med ansvar för fikat
- Beställa fika från Ica Vallhamra enligt lista (inkl ev kompletteringar). Ansvarig: Huvudlängombud
- Hyra nödvändig verktug enligt beslut av Styrelsen (exv motorsåg /elmotorsåg och skyddsutrustning). Ansvarig: Materialförvaltare
- Kontroller att det finns bensin till häcksaxen och gräsklippare. Komplettera vid behov. Ansvarig: Materialförvaltare
- Spärra av parkeringspaltser för containers. Ansvarig: Materialförvaltare
Under Städdagen
Arbetet startar normalt med samling i respektive länga vi kl 10
Direkt vid start på morgonen ska varje längombud (utom den Länga som ansvarar för fika) avdela minst 1 arbetsför person att hjälpa till eventualla gemensamma större projekt. Längombudet har denna information.
För länga med fikaansvar: Maten hämtas från Ica Vallhamra på lördag morgon, ansvarigt längombud ser till att så sker efter beställning av huvudlängombud.
Alla som är färdiga med sina egna uppgifter ombeds hjälpa till där det behövs
Gemensam lunch (korv, bröd, kaffe,bulle) serveras avs ansvarig länga på lämpligt sätt med hänsyn till vädret. I anslutning till lunch kommer information från Styrelsen om vilka uppgifter som är prioriterade under eftermiddagen.
Efter Städdagen
- Återlämna plastbackar till Ica Vallhamra. Ansvarig: Längombud med ansvar för fika
- Ta hand om överblivet fika (fördelas normalt inom längan). Ansvarig: Längombud med ansvar för fika
- Åka till ÅVC med skräp som är annat än trädgårdsavfall (vid behov). Ansvarig: Materialförvaltare
- Återlämna hyrd material. Ansvarig: Materialförvaltare