Vad är en motion?

Alla ägare till fastigheter inom vår samfällighet har rätt att komma med idéer på förbättringar rörande vår samfällighetsförening. Är det större förbättringsförslag görs det bäst genom att skicka in en motion. En motion är ett förslag till beslut som väcks av en enskild person eller en grupp av personer. Beslut om motionen görs sen i en beslutande församling, exempelvis en samfällighetsförenings årsmöte. Men enklare förbättringsåtgärder som inte belastar samfällighetens ekonomi väsentligt, ligger inom samfällighetsföreningens ändamål (de anläggningar som finns angivna i anläggningsbeslutet) kan styrelsen fatta beslut om direkt. Det kan exempelvis vara underhåll som byte av lås på en dörr, byte av en trasig fönsterruta, plantering av ny växt eller sanering av klotter osv. Styrelsen har även rätt att utföra förbättringsåtgärder och förnyelseåtgärder som ligger inom underhålls- och förnyelseplanen utan att det behöver beslutas om det på en årsstämma.

När skickar man in en motion till styrelsen?

Motioner kan skickas in till styrelsen under hela året, men för att behandlas på aktuellt års årsstämma bör motionen komma styrelsen tillhanda innan februari har passerat. Detta enligt våra stadgar för att styrelsen ska hinna bereda svar enligt samfällighetslagen och vad som står i våra stadgar. Samt att alla motioner + berett svar ska hinna gå ut med handlingarna inför årsstämman. Kommer det in motioner efter det datum som styrelsen har satt kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman. Om man då anser att frågan inte kan vänta till nästa årsstämma så kan man istället yrka på en extrastämma. Extrastämma kan enligt 49 § lagen om förvaltning av samfälligheter begäras av minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar.

Vad ska finnas med i en motion?

För att det skall vara enkelt för styrelsen och alla andra medlemmar i föreningen att ta ställning till er motion är det väldigt viktigt att den innehåller tydlig och klar information om vad det är ni vill skall genomföras, varför och förslag på hur. Självklart måste den också innehålla namn, kontaktuppgifter, adress och husnummer. Ju mer genomarbetad en motion är, desto kortare tid tar diskussionerna årsstämmen och stämman kan snabbare gå till beslut, en bra motivator till att lämna in bra motioner het enkelt. Motionen skall också vara påskriven/signerad eller skickad via e-post.

Mall för motioner: 2016-mall-motion-doppingen.doc

Vad kan man lämna in en motion om?

Viktigt att tänka på är att motionens innehåll ska ligga inom samfällighetsföreningens ändamål (de anläggningar som finns angivna i anläggningsbeslutet) som är att Doppingen Samfällighetsförening ska förvalta gemensamhetsanläggningen GA1. Vilket innebär underhåll och förnyelse av grönområden, vägar (asfaltsytor), parkering och miljöstuga. Du kan alltså inte lämna in motioner kring frågor som berör förslag på annan fastighet. Exempelvis att samfälligheten eller styrelsen ska ombesörja underhåll på medlemmarnas fastigheter.

Hur arbetar styrelsen med motioner?

Styrelsen läser noga igenom motionerna och inhämtar kunskap om aktuella ärenden om det råder osäkerhet. Vår samfällighet har ett avtal med Villaägarna och har tillgång till deras juridiska och förvaltningstekniska rådgivning. Och om oklarheter råder inhämtar styrelsen stöd och hjälp därifrån. Styrelsen har kontinuerlig kontakt med motionärerna, utsedd kontaktperson finns ofta angiven, och förklarar om en motion kommer att föreslås avslag på årsstämman. Det ska man som motionär inte få läsa om i de utskickade handlingarna. Styrelsens ansvar är alltid att följa de lagar och regler som finns för att skydda samfälligheten och dess delägare.

Vad händer om jag lämnar in en motion där förslaget ligger utan för samfällighetens uppdrag?

Att lämna in motioner som ligger utanför samfällighetsföreningens ändamål (de anläggningar som finns angivna i anläggningsbeslutet) kan alltid göras. Och styrelsen kommer alltid att bereda svar om att motionen ska avslås av årsstämman eftersom styreslen ska agera utifrån samfällighetslagen och våra stadgar. Om stämman ändå röstar igenom motionen kan alltid styrelsen vägra att verkställa beslutet. Detta för att om styrelsen går emot samfällighetslagen och våra stadgar och ändå verkställer ett beslut som ligger utanför samfällighetens ändamål kan detta beslut klandras/överklagas till mark- och miljödomstolen i evig tid. Och då är det hela den styrelsen som verkställde beslutet som personligen kan bli skadeståndsskyldiga.

Hur gör jag om jag vill föreslå att vi som fastighetsägare ska samverka i olika fastighetsfrågor?

En väg att gå för att lyfta en fråga är att skicka in förslag till punkten övriga frågor på dagordningen. Övriga frågor är informativa ärenden som inte kräver något beslut. En övrig fråga kan också fördelaktigen beredas innan mötet och skickas ut med handlingarna så att punkten/ärenden går smidigt och inte tar för lång tid. Att man skriver ett förslag kring hur vi exempelvis skulle kunna samverka kring putsning av fasad, omläggning av tak osv. Men årsstämman kan alltså inte verkställa och rösta igenom frågor som ligger utanför samfällighetens ändamål, men man kan kolla intresse kring vilka som är intresserade av att samverka och skapa en arbetsgrupp utanför samfälligheten och styrelsens arbete.

En annan väg att gå är att inte vänta till en årsstämma uan att fråga efter intresse i vår facebookgrupp. 

Varför så stringent hållning kring samfällighetens ändamål/anläggningsbeslut?

Vi är alla fastighetsägare delägare i vår samfällighet och samfällighetslagen, våra stadgar och underhåls-/ förnyelseplan finns som ett skydd för oss delägare. Detta för att en grupp/individ inte ska kunna driva igenom sina egna intressen och köra över enskilda delägare. Att vår samfällighet är välskött, har en stabil ekonomi och en bra underhålls- och förnyelseplan ökar värdet på våra fastigheteter vid en eventuell försäljning. Har vi en samfällighet som inte tar höjd för framtida underhållsarbete och stora kostnader kan det i sin tur sänka värdet på våra fastigheter beroende på när en större kostnad väntas belasta samfällighetens ekonomi. Läs mer om detta i vår underhålls- och förnyelseplan, som vi också måste ha enligt lag av samma anledning.

Kan vi ändra våra stadgar till att utöka samfällighetens ändamål/ anläggningsbeslut?

Vi kan inte skriva vad vi vill i stadgarna utan måste anpassa oss efter lagen om förvaltning av samfälligheter. I 28 § i nämnda lag står det vad stadgarna för samfällighetsförening skall ange. Stadgarna får alltså inte heller innehålla föreskrifter som strider mot lag.

Länk till samfällighetslagen.

Nu hoppas styrelsen på att vi i samfälligheten har lite funderingar och tankar på vad som kan bli bättre och att de resulterar i några motioner och att vi får lite spännande förbättringar att jobba med under året. Engagemang är något positivt och det allra bästa sättet att utveckla en samfällighet.

TEXT GRANSKAD AV ERIC BODIN, FÖRBUNDSJURIST PÅ VILLAÄGARNA DEN 15 JANUARI 2018